Ile wynosi minimalna dieta, którą można zapłacić pracownikowi lub pracowniczce za podróż służbową np. do Japonii? Pracodawcy często wysyłają zatrudnionych w długie, egzotyczne podróże, jednak jest to kosztowna inwestycja. Czy i jak można zmniejszyć wydatki na podróże służbowe?
W jaki sposób określić wysokość diety? W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określona jest wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na terenie Polski oraz poza jej granicami.
Z kolei pracodawca spoza sfery budżetowej określa warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownika w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (45 zł).
Przykładowo, dieta za dzień podróży służbowej do Japonii wynosi 7532 jen – ok. 225 zł. Pracodawca może obniżyć wysokość tej diety do 45 zł za dobę.
Zgodnie z Kodeksem pracy diety zagraniczne można ustalić w niższej wysokości niż w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. pod warunkiem, że:
· nie jest się pracodawcą państwowej lub samorządowej sfery budżetowej,
· zapisze stosowne regulacje w przepisach wewnątrz zakładowych np. Regulaminie Wynagradzania,
· obniży wysokość diety zagranicznej do 45 zł za dobę (wysokość diety krajowej).
| Podstawa prawna Art. 775. Kodeksu pracy definiuje należności z tytułu podróży służbowej: § 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. § 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. § 3. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. § 4. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2. § 5. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2. |
Na co zwrócić uwagę?
Warto pamiętać, że diety zagraniczne do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu (choć mogą się wydawać wysokie) są wypłacane pracownikowi w kwocie netto (to kwota nieoskładkowana i nieopodatkowana). Sytuacja, gdy brutto = netto, nie zdarza się często w płacach. Ponadto, jeśli osoba zatrudniona będzie miała zapewnione posiłki w zagranicznej podróży służbowej, to pracodawca będzie zmniejszał dietę.
Zgodnie z § 14 ust. 1 pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Jeśli nie bezpłatnego wyżywienia, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie - 15%;
2) obiad - 30%;
3) kolacja - 30% diety.
Nie jest istotne czy pracownik skorzysta z wyżywienia i kto je zapewnił.
Wyjaśniając, osoba zatrudniona jedzie na 10-dniową podróż służbową do Japonii. Bank, dla którego wykonuje usługi IT zapewnia codziennie obiad. W rozliczeniu delegacji ta osoba powinna zmniejszyć wysokość diet o 30%.
W przypadku korzystania przez pracownika z hotelu, który gwarantuje wyżywienie pomniejszenie stosuje się na tych samych zasadach.
Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ta należność jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
